初回の打ち合わせはどう進める？
前年度からの引継ぎ内容の確認
- 予算
- 注文冊数（先生へのプレゼントを含めるかどうか等も）
- 入稿締切日
- 納品日（納品方法等も）
- 写真撮影
- 制作方法（データ・切り貼り・業者にお任せ）
- 前年度保護者の感想（改善点などの引き継ぎメモがあれば）
（業者の場合）撮影対象のイベント、依頼時期、写真の仕上がり時期
（保護者の場合）撮影対象のイベント、撮影担当は誰か、写真の集め方
（データ・切り貼り制作の場合）写真データの集め方、入稿締切時期
（業者にお任せの場合）どんな準備が必要か、入稿締切時期
次年度の保護者会に引き継ぐ際にも、資料だけでなく今年度の議事録を添えるだけで喜ばれます。
今年度のアルバム仕様の決定
今年度の卒園児数など、状況によっては例年通りとはいかない場合もあります。
「もう少し安い方が良い」
「切り貼りよりデータ制作の方が楽ではないか」
「卒園後に配布でも良いのではないか」
など、今年度の委員さんの意見を反映しながら最終決定を行いましょう。
作業分担
これから何をすべきか認識が揃ったところで、いよいよ作業分担に入ります。
見積依頼
まずは、見積もりを依頼することから始めましょう。なぜなら、アルバム代金の内訳が一目でわかるから。業者によって「何に、どのくらいの料金が掛かるのか」を調べることで、正確に業者を比較検討することができます。
- 予算を除いた、希望通りの見積もり
→「理想の卒園アルバム」について、各社の相場を知ることができます。
- 予算と必要冊数だけで制作可能な見積もり（業者さんが提案してくれる）
→「実現可能な卒園アルバム」について、各社の相場を知ることができます。
この２種類の見積もりから、理想に近づけやすそうな業者を絞り、次は資料・サンプルを請求しましょう。これらをもって、２回目の打ち合わせに臨むのがスムーズです。
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注意点
- 資料請求先の選定を各自で行うと、「業者被り」の原因になります。
※複数人で請求する場合は、１業者に１請求を守り効率化を図りましょう！
資料・サンプル請求
各社のサイトを参考に、似たような業者はメリットが多い方を選ぶようにしましょう。
また、ホームページのURLをメールやLINEで共有しておけば、各自が好きな時間にじっくり見られるのでオススメです。
- 希望内容に対応している業者に絞りましょう。 各社ホームページにある「よくある質問」ページ等で確認するのもオススメです。
- 実際にサンプルを手に取り、目で仕様を確認することも重要！
夢ふぉとの「よくある質問」ページ
写真撮影に関する作業の洗い出し
作業の漏れを防ぐために、
- アルバム委員さんが行う作業
- その他の保護者さんに協力してもらう作業
などに分けて洗い出しを行うとスムーズに計画が立てられます。
写真集めの時期や方法の決定
保護者から写真そ集める場合には、連絡先の共有が必須になるため、早め早めの対応が重要です。
- イベント時期の確認（学校・園行事年間計画表等）
- 保護者へのご案内時期（掲示物等）
- 写真集めの方法（メール・USB・クラウドストレージ等）
- 写真選定の方法（フォルダー分けのルール等）
制作方法の決定
過去の制作方法にこだわりすぎず、今年度のアルバムの制作環境によってベストな制作方法を選ぶことが、アルバム委員さんの負担を軽減することに繋がります。
代表者さん以外で「データに強い方」「デザインが得意な方」がいらっしゃれば、業者さんとの制作に関するやり取りだけ頼んでみるというのもオススメです。
まとめ
保護者会でアルバムを作るときは、お互いの得意・不得意を分かち合いながら協力できたらうれしいですよね。
初回の打ち合わせは、今後の作業が「漏れなく」「無理なく」「効率的に」進められるかのカギとなります。
ぜひ、参考にしてみてください。