アルバム委員さんには、それぞれのお仕事や生活があることを忘れてはいけません。思いやりと協力する気持ちを最後まで持ち続けることが大切です。
こんなにも違う先生と保護者の制作環境
学校や園が卒園・卒業アルバムを制作する場合、業務の一環としてマニュアル化されていたり、経験者がサポートしてくれたりします。また、馴染みのある地元の写真館に依頼することが多いため、業者側からの手厚いサポートも期待できます。
最近では、複数の業者に価格を競わせ最も安い業者に委託するケースも増えており、決まった業者が次年度以降の契約も獲得すべく、つきっきりになってサポートするという現状があります。
でも、保護者さんが主体となってアルバムを制作する場合は、全く違います。まさに子育て真っ最中とあり、ボランティア活動でもあることから、様々な事情で計画通りに進まなくなることが少なくありません。
楽しく共同作業をするために
作業分担
保護者会でのアルバム制作は、例年2、3月に開催される保護者会によって選出されたアルバム委員さんが主導します。お仕事や生活リズムがバラバラな委員さん同士が共同作業を行うということは、それだけ日程調整が大変だということ。できるだけ集まる回数を減らし、各自が都合の良い時間に作業できるように計画するかが大切です。
期日を決める
各自での準備時間を増やす際には特に、「次回の打ち合わせ前に、～は確認したいので、〇日までにお願いします」といった具体的な期日を設定することも大切です。
人によって「急ぎ」の基準はバラバラ。「いつまでに」といった具体的な日時設定は、委員さんの足並みを揃えるためにも、不要なトラブルを防ぐためにも効果的です。
初回打合せのイメージ、できていますか？
学校・園行事年間計画表を用意する
アルバム写真のほとんどが学校・園での行事写真です。その写真がいつ撮影できるのかを事前に知っておくことで、アルバム制作のイメージがしやすくなります。
学校・園のホームページがあれば、公開されていることもあります。無い場合には、先生へ確認し、用意ができる時期に打ち合わせを計画するのがスムーズです。
メモができるよう、手帳や卓上カレンダーを用意しておくとスムーズです。
代表者さんがその日の議題を共有する
委員さんによって打合せに臨むモチベーションや、その時考えている事は全く異なります。そんな状態でも、今から何を話し合うのか明確にして共有することは、委員さんの集中力を高めることに繋がります。
短時間で有意義な話し合いができるよう、ここは代表者さんが遠慮せずにリードしてあげましょう。